به توجه به حجم انبوه اطلاعات و پرونده ها در مطب ها کلینیک ها، پزشکان نیازمند سیستم دقیق و جامعی جهت ثبت و گزارشگیری از اطلاعات خود هستند. بدون شک بدون داشتن یک سیستم بایگانی هدفمند و سیستماتیک نمی توان اطلاعات را طبقه بندی نمود. همچنین در دسترس بودن اطلاعات و اسناد در مواقع لزوم از مهمترین ویژگیهای یک سیستم بایگانی کارآمد محسوب می شود. در دنیای پرشتاب و رقابتی امروز، کسب و کاری موفق خواهد بود که به انواع اطلاعات و اسناد و مدارک مورد نیاز خود در اسرع وقت دسترسی داشته باشد. ازاین رو داشتن صرف یک سیستم آرشیو نمی تواند کارایی لازم را داشته باشد. امنیت اطلاعات و صرفه جویی بهینه در زمان از جمله مواردیست که ما را نیازمند تهیه نرم افزار مطب مینماید.